ATS sieht kein Design: Anatomie der tatsächlichen Textausgabe
Von Umut Barış Terzioğlu · · Aktualisiert am
Ein Lebenslauf aus einem Designprogramm kann am Bildschirm makellos aussehen und im Bewerbermanagementsystem trotzdem als kurze, durcheinandergeratene Wortliste ankommen. Der Grund: Bevor irgendetwas abgeglichen oder bewertet wird, steht die ATS-Textextraktion. Das System zieht die Zeichen aus der Datei und lässt fast alles andere zurück. Farben, Icons, Balken, Fotos und die Lage von Kästen auf der Seite wandern nicht mit.
Dieser Beitrag eröffnet eine kurze Reihe darüber, wie Parser Lebenslauf-Dateien lesen. Er erklärt, was die extrahierte Textfassung ist, was unterwegs verloren geht und wie Sie sich die Textfassung Ihres eigenen Lebenslaufs ansehen.
Was beim Parser ankommt
Eine PDF-Datei speichert keine Sätze, sondern kurze Zeichenfolgen, jede mit Schriftart und Position auf der Seite. Der Extraktor sammelt diese Teile ein und setzt daraus anhand der Positionen Zeilen zusammen, meist von oben nach unten und von links nach rechts. In einer DOCX-Datei steht der Text in Dokumentreihenfolge. Kopf- und Fußzeilen werden jedoch getrennt gespeichert, und Textfelder sind verankerte Objekte außerhalb des normalen Absatzflusses. Ihr Inhalt kann deshalb an unerwarteter Stelle oder gar nicht auftauchen.
Unabhängig vom Format ist das Ergebnis reiner Text. Nur dieser Text geht an den Schritt, der nach Name, Positionen, Zeiträumen und Kenntnissen sucht. Was nicht in der Textfassung steht, existiert für den weiteren Ablauf nicht.
Was verloren geht und was Sie stattdessen schreiben
| Element auf der Seite | Was die Extraktion liefert | Alternative als Text |
|---|---|---|
| Skill-Balken oder Fünf-Punkte-Bewertung | Bestenfalls den Namen der Kenntnis, das Niveau fehlt | „Python (sehr gut, seit 2020 täglich im Einsatz)“ |
| Logo oder Überschrift als Bild | Nichts | Firmenname oder Überschrift als Text |
| Beim Export in Pfade umgewandelte Schrift | Nichts oder einzelne Sonderzeichen | Mit echtem Text und eingebetteten Schriften exportieren |
| Eingescannte Seite | Nichts, sofern das System keine Texterkennung (OCR) nutzt | Neu aus dem Originaldokument exportieren |
| Seitenleiste neben der Hauptspalte | Zeilen beider Spalten vermischt | Eine Spalte, von oben nach unten |
Der letzte Punkt kommt so häufig vor, dass er einen eigenen Beitrag hat: zweispaltiger Lebenslauf und ATS.
Ein Beispiel: vorher und nachher
Stellen Sie sich den Kopfbereich eines gestalteten Lebenslaufs vor: Name und Position, ein Telefon- und ein Briefumschlag-Icon vor den Kontaktdaten, daneben ein Kenntnisse-Block mit Balken. Die Textfassung desselben Bereichs kann so aussehen:
JANA WEBER
Datenanalystin
□ +49 151 2345 6789 □ jana.weber@example.com
Python
SQL
Tableau
Von den Balken ist nichts übrig, „sehr gut“ und „Grundkenntnisse“ sehen jetzt gleich aus. Die Icons wurden zu unbekannten Zeichen (hier als □ dargestellt), die direkt an der Telefonnummer kleben. Mit Blick auf die Extraktion geschrieben, lautet derselbe Block:
Jana Weber
Datenanalystin
Telefon: +49 151 2345 6789
E-Mail: jana.weber@example.com
Kenntnisse: Python (sehr gut), SQL (sehr gut), Tableau (gut)
In dieser Fassung geht nichts verloren, weil keine Information am Design hängt. Warum Icons zu seltsamen Zeichen werden, erklärt der Beitrag Icons im Lebenslauf.
So sehen Sie Ihre eigene Textfassung
Für einen ersten Blick brauchen Sie keine spezielle Software:
- Öffnen Sie das PDF im Browser oder in einem PDF-Viewer, markieren Sie den gesamten Text und kopieren Sie ihn.
- Fügen Sie ihn in einen reinen Texteditor ein, etwa den Editor unter Windows oder TextEdit im Reintext-Modus.
- Lesen Sie von oben nach unten. Sind alle Abschnitte da? Steht jede Position neben dem eigenen Arbeitgeber und Zeitraum? Sind die Wörter richtig geschrieben?
- Achten Sie auf leere Kästchen, Fragezeichen und Wörter mit fehlenden Buchstaben, etwa „Pro l“ statt „Profil“, und auf beschädigte Umlaute und ß.
Was in der Kopie fehlt oder beschädigt ist, fehlt oder ist beschädigt in der Datei selbst; ohne Texterkennung kann kein Parser es zurückholen. Die Lesereihenfolge kann dagegen von Werkzeug zu Werkzeug variieren. Eine saubere Kopie ist also ein gutes Zeichen, aber keine Garantie.
Für einen strukturierten zweiten Blick fügen Sie denselben Text in den Schnelltest ein. Er läuft in Ihrem Browser und meldet Befunde zu Lesbarkeit und Struktur, etwa Spuren nebeneinanderliegender Spalten, Icon-Zeichen und fehlende Abschnittsüberschriften.
Das Wichtigste
Das Design ist für den Menschen, der die Datei später öffnet. Jeder automatische Schritt arbeitet mit der Textfassung. Alles, was zählt (Positionen, Arbeitgeber, Zeiträume, Kenntnisse, Kontaktdaten), muss deshalb als gewöhnlicher Text in der richtigen Lesereihenfolge vorliegen. Auch Überschriften gehören dazu, denn sie zeigen dem Parser, wo ein Abschnitt beginnt. Darum geht es im letzten Teil der Reihe: Überschriften im Lebenslauf.