Wie funktioniert ein ATS? Parsing erklärt

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS, Applicant Tracking System) ist zunächst einmal eine Datenbank. Arbeitgeber sammeln darin Bewerbungen, führen Bewerbende durch die Phasen des Auswahlprozesses und durchsuchen den gesamten Bewerberpool. Das meiste von dem, was Bewerber "den ATS-Filter" nennen, passiert in wenigen mechanischen Schritten, bevor überhaupt ein Ranking oder eine KI-Funktion ins Spiel kommt. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Wie funktioniert ein ATS also genau? Die folgenden vier Schritte zeigen es, und mit ihnen erklären sich die meisten Tipps zum Lebenslauf-Layout von selbst.

Schritt 1: Textextraktion

Wenn Sie eine Datei hochladen, liest das System zuerst die Textebene aus. Schriftarten, Farben, Linien und Icons fallen weg; übrig bleiben nur Zeichen, und zwar in der Reihenfolge, in der die Datei sie speichert. Bei einem schlichten, einspaltigen Dokument entspricht diese Reihenfolge der Lesereihenfolge. Bei einem gestalteten Layout oft nicht.

Das klassische Beispiel ist der zweispaltige Lebenslauf. Viele Parser lesen die Seite einfach von links nach rechts, sodass eine Zeile aus der Seitenleiste und eine aus der Hauptspalte zusammengezogen werden:

Linke Spalte	Rechte Spalte	Was ein Parser daraus machen kann
"Kenntnisse"	"Datenanalystin, Nordwind GmbH"	"Kenntnisse Datenanalystin, Nordwind GmbH"
"Python, SQL"	"03/2021 – heute"	"Python, SQL 03/2021 – heute"

Ihre Stellenbezeichnung steht jetzt unter der Überschrift "Kenntnisse", und Ihr Zeitraum klebt an einer Skill-Liste. Mehr dazu im Beitrag über den zweispaltigen Lebenslauf.

Manche Dateien haben gar keine Textebene. Ein als Bild exportierter oder eingescannter Lebenslauf besteht aus Bildern von Buchstaben. Ob das System darauf eine Texterkennung (OCR) anwendet, hängt vom Produkt und seiner Konfiguration ab; wenn nicht, kommt die Seite leer an. Skill-Balken, Sternebewertungen und Icons verursachen dasselbe Problem im Kleinen: Ein zu 80 Prozent gefüllter Balken neben "Python" enthält keinen Text, die Angabe zum Niveau geht also verloren.

Schritt 2: Zuordnung zu Feldern

Danach versucht der Parser, den Text in Felder aufzuteilen: Name, E-Mail, Telefon, Positionen, Arbeitgeber, Zeiträume, Ausbildung und Kenntnisse. Dabei orientiert er sich an Signalen: an üblichen Abschnittsüberschriften, an erkennbaren Datumsformaten und an einer vorhersehbaren Reihenfolge wie Position, Unternehmen, Zeitraum. Überschriften wie "Berufserfahrung", "Ausbildung" und "Kenntnisse" lassen sich leicht zuordnen. Kreative Varianten wie "Mein Weg" oder "Werkzeugkasten" werden womöglich nicht erkannt, und der Inhalt darunter landet im falschen Feld oder in gar keinem.

Zeiträume sind wichtiger, als es scheint. Ein Filter, der drei Jahre Berufserfahrung verlangt, vergleicht eine Zahl, die der Parser aus Ihren Zeitangaben berechnet hat. Ist ein Zeitraum über zwei Spalten verteilt oder ungewöhnlich formatiert, kann diese Zahl falsch herauskommen.

Schritt 3: Suche, Filter und Ranking

Sobald Ihr Profil gespeichert ist, arbeitet das Recruiting damit. Was dann geschieht, hängt davon ab, wie der Arbeitgeber das System eingerichtet hat:

K.-o.-Fragen im Bewerbungsformular, etwa nach einer Arbeitserlaubnis oder einem vorgeschriebenen Nachweis, können Bewerbungen automatisch aussortieren.
Stichwortsuche: Recruiter finden Bewerbende, deren Text bestimmte Begriffe enthält, oft wortwörtlich.
Matching- oder Ranking-Funktionen vergleichen, sofern sie aktiviert sind, den Lebenslauf mit der Anzeige und sortieren die Bewerbungen. Neuere Systeme ergänzen semantisches Matching, das auch verwandte Begriffe berücksichtigt.

Keine dieser Funktionen kann mit Text arbeiten, der in Schritt 1 und 2 verloren gegangen oder durcheinandergeraten ist. Deshalb kommt die Lesbarkeit vor der Keyword-Optimierung.

Schritt 4: Ein Mensch liest

Lebensläufe in der engeren Auswahl liest eine Person aus dem Recruiting oder der Fachabteilung, mal in der geparsten Ansicht, mal als Originaldatei. Ein Lebenslauf, der das Parsing überstanden hat, muss auch beim kurzen Lesen für einen Menschen schlüssig sein.

Was das für Ihren Lebenslauf bedeutet

Setzen Sie den Hauptinhalt einspaltig. Keine Tabellen und Textfelder in Berufserfahrung und Kenntnissen.
Exportieren Sie ein echtes Text-PDF oder eine DOCX-Datei aus Ihrem Textprogramm; nicht scannen und nicht in ein Bild umwandeln. Wenn Sie unsicher sind, welches Format Sie schicken sollen, lesen Sie Lebenslauf als PDF oder Word.
Verwenden Sie übliche Überschriften und durchgehend ein einziges Datumsformat.
Schreiben Sie Kenntnisstufen als Wort ("Python – sehr gute Kenntnisse"), nicht als Balken.
Setzen Sie Kontaktdaten in den Textkörper, nicht in Kopf- oder Fußzeile.

Wie ein Parser Ihren eigenen Lebenslauf sieht, zeigt die Parser-Ansicht: Sie listet jedes extrahierte Feld auf und markiert Felder, die zerteilt, verdächtig oder leer wirken. Für einen schnellen ersten Blick auf die Struktur können Sie Ihren Text in den schnellen ATS-Test einfügen.